La importancia del Mantenimiento Preventivo

Las empresas de transporte del país trabajan fuertemente en la gestión sobre los Insumos Críticos para el transporte, haciendo énfasis en el consumo de combustible, el cual representa hasta el 45% de los costos de operación. La importancia que representa la realización de mantenimientos preventivos para asegurar un rendimiento óptimo de los equipos y sobre todo, para el aseguramiento de su disponibilidad es lo que analizaremos.

Cuando definimos Mantenimiento Preventivo, hablamos de un proceso de mantenimiento en el cual se busca mantener las condiciones óptimas de operación de un equipo o máquina, evitando que el mismo salga de disponibilidad por fallas puntuales o que sus costos de operación se eleven debido a un menor rendimiento. Este proceso habitualmente conlleva el cambio de piezas de corta duración, como filtros, correas u otros; además de la renovación de algunos insumos para el vehículo, como el Aceite de Lubricación de motor o el Aceite de Lubricación de la caja de cambios.

Al llamarse mantenimiento preventivo, este proceso también implica una revisión completa del desgaste de todas las partes y piezas mayores del vehículo, buscando establecer si el desgaste que estas han tenido hace necesario su reemplazo, de forma de evitar una falla que genere una detención en la operación del equipo.

Habitualmente existen decisiones que se deben tomar con respecto a este proceso que son de discusión en la Industria: Externalizar el servicio de mantenimiento o realizarlo internamente; como así también, cuál será la frecuencia del mantenimiento, ya que esto afectará a la disponibilidad del equipo.

En cuanto a la decisión de externalizar o no el servicio de mantenimiento, esta decisión tiene una serie de variables que son importantes poner sobre la mesa. La primera, obviamente, es el costo. Esta es, en muchos casos, la variable que más se observa cuando se toma esta decisión. Es altamente probable que los costos de mantenimiento bajen sensiblemente al externalizar este servicio, ya sea con la propia concesionaria que nos vendió el equipo como con otras empresas dedicadas exclusivamente a este servicio, tomando en cuenta que el “core business” de estas empresas es el servicio de mantenimiento. Adicionalmente, el personal de estas empresas se encuentra especializado en el vehículo que estamos operando, lo que permitirá una extensión en la garantía del vehículo y un mayor respaldo en cuanto a los trabajos realizados.

Lo que se debe establecer claramente en cualquier tipo de contrato por mantenimiento tiene que ver con el Nivel de Servicio comprometido por la empresa prestante del mismo, ya que se deben asegurar tiempos de servicio para mantenimiento, el uso de repuestos adecuados, la frecuencia del mantenimiento y con qué anticipación se debe planificar este proceso, para lograr quitar el equipo de disponibilidad en un momento en que no genere un efecto demasiado dramático sobre la operación en la que el vehículo participa.

Adicionalmente, existen situaciones donde empresas de transporte prestan servicio en zonas del país que no son habituales para ellos, y en las que, por ende, no cuentan con una infraestructura propia que permita realizar los mantenimientos. En estos casos muchas veces parece inevitable llegar a realizar el mantenimiento a un proveedor externo, sin embargo, pueden establecerse contratos de servicio sobre los mantenimientos habituales, moviendo la flota hacia la infraestructura propia de la empresa para los mantenimientos mayores.

En cuanto a la internalización de los procesos de mantenimiento, existen una serie de aspectos muy relevantes a tener en cuenta:

Personal: La idoneidad del personal es un aspecto crítico en el mantenimiento, no sólo en cuanto a sus capacidades técnicas, sino también en cuanto a las condiciones de seguridad con las que opera el vehículo. El personal de taller debe tener la autoridad suficiente para quitar un vehículo de disponibilidad cuando su estado no permite su circulación en condiciones mínimas de seguridad.

Compras: Se debe mantener un stock de repuestos mínimos que permita mantener bajos tiempos de mantenimiento, para esto se deben mantener estadísticas, sobre todo a través de la generación de órdenes de trabajo, donde sea conocido el consumo de los distintos repuestos o insumos para los vehículos. Adicionalmente, es muy importante que el proceso de compra tenga que ver con los productos correctos para los vehículos que estamos utilizando, y adicionalmente, que se haga de forma de que los costos de estos sean interesantes para la empresa.

Proceso: El hecho de que estemos realizando el mantenimiento fuera de la concesionaria no significa que no lo hagamos de acuerdo a los requerimientos establecidos por el fabricante del vehículo, por esto es importante poder pactar un entrenamiento del personal de taller con el fabricante del vehículo o su representante en el país, como así también la utilización de los manuales de mantenimiento correctos.

Frecuencia: Finalmente, está la decisión sobre la frecuencia de mantenimiento preventivo. Esta decisión es importante sobre todo en cuanto al Nivel de Servicio que la flota prestará en la operación. Si la frecuencia es la óptima de acuerdo a lo requerido por el fabricante, el Nivel de Servicio de la flota debiera ser también óptimo.

En este sentido tenemos algunas opciones, la más utilizada es la de Mantenimiento Programado: este es aquel mantenimiento que se programa de acuerdo a una cantidad de kilómetros recorridos por el vehículo, o a una cantidad de horas de uso del equipo, o también a un período de tiempo establecido. Conocer las condiciones de operación del vehículo es muy importante para definir cuál de las variables será la que defina que el vehículo pasa a mantenimiento.

Otra opción es la del Mantenimiento Predictivo, en la que se utiliza la generación de estadísticas de mantenimiento para definir en qué momento será necesario detener el vehículo para pasarlo a mantenimiento. Este tipo de mantenimiento requiere de un conocimiento acabado del vehículo y de la vida útil de sus repuestos, y es en este proceso donde toma mayor relevancia el manejo de la información generada durante los procesos de mantenimiento. En este sentido el registro, ojalá digital, de toda la información del mantenimiento es vital: Los repuestos utilizados, la cantidad de insumos, los trabajos efectivamente realizados, entre otras informaciones, permitirán predecir con exactitud la necesidad de mantenimiento.

Finalmente, y sobre todo para operaciones con un menor margen de rentabilidad y mayor presión por la operación, se ocupa el Mantenimiento de Oportunidad, el cual hace referencia a detener el vehículo “cuando se pueda”, es decir, cuando la operación efectivamente lo permita. Es pertinente comentar que este tipo de Mantenimiento es el que probablemente nos generará un mayor dolor de cabeza, llevándonos al tipo de Mantenimiento que todos queremos evitar, el Mantenimiento Reactivo, el cual es aquel que, como bien indica su nombre, nos lleva a reaccionar en contingencia, ya que el vehículo se detuvo por una falla mecánica y quedó fuera de operación sorpresivamente, lo que nos generará una baja en la disponibilidad de flota y por ende, un menor nivel de servicio hacia los clientes.