Muchas veces dejamos en mano del conductor
lo que pasa durante el viaje, sin pensar en que la optimización de costos sólo
será posible si estamos preparados para realizar un Control de Gestión preciso.
El Plan de Viaje no es sólo una herramienta de Control de Gestión, sino también
una guía sobre como planificar una operación de Transporte de Larga Distancia
periódica, optimizando tiempos de descanso, servicios al equipo de transporte y
seguridad para la carga.
Es muy habitual que unos días
antes de los períodos de vacaciones, los canales de noticias nos aconsejen
sobre cómo preparar nuestro viaje, alertándonos sobre la necesidad de revisar
nuestro vehículo y que todo funcione bien, además de preparar claramente el
viaje, estableciendo la ruta y asegurando que podremos hacerlo en un tiempo
prudencial, que nos permita llegar sin emergencias a nuestro destino.
Para los que trabajamos en la
Industria del Transporte, los viajes de larga distancia normalmente son un
pequeño espacio de tranquilidad, sobre todo cuando administramos nuestra flota,
pues no estamos preocupados de si la operación de carga o descarga se realizó
de forma correcta, ya que por un tiempo prolongado, a veces incluso días, el
vehículo se encuentra en ruta. Es en estos períodos de especialidad en los que
habitualmente suceden contingencias operativas, o emergencias. Para evitar
estos incidentes existe una herramienta muy útil: El Plan de Viaje.
Normalmente identificamos el Plan
de Viaje por estar compuesto de tramos en rutas, estableciendo tiempos para el
tránsito por estas, velocidades máximas, y otras características importantes.
Sin embargo, el Plan de Viaje es una herramienta que nos permite trabajar sobre
muchos aspectos importantes de una Operación de Transporte.
En primer lugar, existe el
Levantamiento de Ruta como herramienta para identificar posibles sectores del
camino que representan riesgos para el vehículo. El Levantamiento de Ruta
implica una visita a la ruta que se ha de transitar, identificando claramente y
a través del registro de coordenadas cuáles son los sectores más complejos de
una ruta, estableciendo también la ubicación e identificación de otros sectores
importantes, como por ejemplo, un lugar de descanso habilitado, un destacamento
de Carabineros o una Romana, o incluso un sector prohibido. Es este
Levantamiento de Ruta el que posteriormente nos podrá indicarle al Conductor
cuáles son los aspectos clave de la Ruta por la que transitará constantemente
en el futuro, estableciendo especial énfasis en los sectores de riesgo.
El Levantamiento de Ruta no debe
ser llevado sólo al papel en el Plan de Viaje, sino que también debe ser
cargado a la Plataforma GPS con la que realizaremos el control de la ejecución
del viaje, generando Geo-referencias, ojalá con alarmas pre-seteadas, que nos
permitan saber en qué momento el vehículo está transitando por los sectores
previamente señalados en el Levantamiento de Ruta.
Adicionalmente, el Levantamiento
de Ruta permitirá establecer zonas de descanso que cumplan con todos los
requerimientos establecidos para que tanto el conductor como el equipo de
transporte queden a resguardo. Muchas veces el lugar de descanso tiene que
cumplir con una serie de requisitos que no permiten que este lugar sea definido
simplemente por el conductor, ya que debemos revisar aspectos como:
Optimización de Tiempos, es decir, el lugar de descanso debe estar ubicado en
una zona geográfica que permita la optimización de los tiempos de conducción y
descanso de acuerdo con la legalidad vigente; Seguridad de la Carga, el lugar
de descanso deberá contar con aspectos como mantener un guardia o tener un
estacionamiento cerrado que asegure que la carga estará en su lugar al momento
de reiniciar el viaje, o que mantendrá sus condiciones; Entregar un descanso
correcto y una alimentación correspondiente, ya que uno de los aspectos más
importantes de un sector de descanso es justamente ese, que permita el descanso
óptimo del conductor, entregándole todos los servicios (alimentación, duchas,
descansos, etc.), que aseguren que el conductor se encontrará en las mejores
condiciones al momento de reiniciar el viaje. El Plan de Viaje nos permitirá
indicarle al conductor dónde debe descansar, asegurándonos el cumplimiento de todos
los aspectos anteriormente citados.
Finalmente, pensemos en el Plan
de Viaje como una guía para el conductor, sea quien sea el conductor que vaya a
realizarlo. Muchas veces nos relajamos en el conocimiento del conductor sobre
el cumplimiento efectivo del viaje, sin embargo y derivado de una serie de
situaciones, nos puede suceder que el conductor habitual no pueda realizar el
viaje y debamos enviar a un conductor que no está habituado a realizarlo. De
esta manera, el Plan de Viaje cumple una función muy importante, entregándole
al conductor la información más importante con respecto a la ruta que deba
realizar.
En cuanto al proceso de Control
de la ejecución del viaje, llevar el Plan de Viaje a la Plataforma GPS nos
permitirá monitorear que el viaje se realice en los tiempos establecidos,
recorriendo los kilómetros que se planificaron recorrer (de esta forma
controlaremos los costos variables), y al mismo tiempo estableciendo alarmas
que nos permitan reaccionar rápidamente ante alguna contingencia.
El apoyo de la tecnología, y la
gestión basada en ella, será el acompañamiento que el conductor necesita para
no tener problemas durante la ejecución del viaje.
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