Modelos Logísticos para la Distribución Urbana

La Distribución Urbana de Mercancías es acaso uno de los aspectos más críticos en el diario vivir de una ciudad o urbanización. No sólo afecta fuertemente en las condiciones de tránsito o contaminación ambiental, sino que principalmente su función es la de abastecer insumos críticos para el diario vivir de millones de personas en cientos de ciudades alrededor del mundo. Pensando en esto y en las diversas formas de optimizar este proceso, hablaremos hoy sobre tres modelos logísticos que pueden ayudar a su optimización.

Habitualmente, y ante los ojos de un consumidor regular, la Cadena de Distribución Urbana pasa desapercibida, incluso cuando este consumidor tiene ante sus ojos a un repositor de supermercado, o cuando se encuentra en un atochamiento de tránsito debido a maniobras de personal de descarga en un local comercial. El único momento en que con certeza este consumidor prestará atención a la Cadena de Suministro de un local comercial o tienda de cualquier tipo, será cuando no encuentre el producto que habitualmente consume, o que en ese momento específico está deseando.

Es por esto que habitualmente nos preocupamos de muchas cosas en la Cadena de Distribución Urbana, sin embargo, siempre la prioridad es el aseguramiento del Inventario en el Punto de Venta, ya que es allí donde la fidelidad de nuestro cliente con nuestra marca es puesta a prueba cada día. Por esta razón es que se han creado, en el tiempo, diferentes modelos de trabajo que pueden apoyar a la gestión de inventarios, como el modelo VMI (Vendor Managed Inventory o Inventario Manejado por el Proveedor), o el Modelo Justo a Tiempo (JIT, Just In Time), hoy muy utilizado por los Retailers en Chile. Adicionalmente, el modelo Cross Docking colabora principalmente con el ahorro en costo de Almacenamiento y Transferencia de producto, acelerando la velocidad de transferencia del producto desde su producción hasta su consumo. Sobre estos tres modelos realizaremos hoy un breve resumen.

Modelo VMI

El Modelo VMI es un modelo de trabajo en el cual el proveedor de un determinado producto, toma como responsabilidad la administración de los inventarios disponibles en los puntos de venta, generando a través de un proceso de levantamiento de datos de ventas y compras, un promedio de ventas que finalmente le permite optimizar las entregas al cliente.

Para este proceso es crítica la obtención y transmisión de información entre el cliente y su proveedor, por esto es que es muy habitual que funcione de mejor manera cuando las tiendas de venta al público son propiedad del mismo proveedor o productor de mercancías. Diariamente o incluso en procesos de horas, dependiendo del nivel de ventas del local, éste deberá informar al proveedor cuál es su volumen de ventas, y al mismo tiempo, el proveedor deberá mantener al día en su sistema de distribución, las entregas que ha ido realizando a este punto. De esta forma, podremos tener en línea el stock disponible en la sala de venta, y al mismo tiempo el promedio de ventas que esa misma sala mantiene. De esta forma podremos realizar un análisis predictivo de cuándo es el mejor momento para entregarle el producto a cada uno de los puntos de venta de la red.

El momento de la entrega se definirá de acuerdo con los estándares de Nivel de Servicio que la empresa mantenga, habitualmente estos se miden en Días/Venta, es decir, quiero mantener en la Sala de Venta un Stock que permita mantener 1 o 2 días venta, el cual es el tiempo necesario para poder generar una Orden de Reposición, Planificar su Despacho y entregarla en el Punto de Venta.

Al tener en línea el nivel de venta por rango horario de cada uno de nuestros puntos de venta, este modelo también nos permite definir cuál es el mejor rango horario de entrega de acuerdo a sus volúmenes de venta, así podremos ir a entregar producto en aquellos rangos horarios en que el punto de venta tenga un menor flujo de venta, interrumpiendo de menor manera su principal función: vender!

Para la aplicación de este modelo no es necesario mantener o utilizar un alto nivel tecnológico, sino simplemente aplicar procesos de entrega de información que estén claramente establecidos y con personal correctamente capacitado, ya que utilizar una Planilla de Cálculo que sea enviada a través de un sistema de correo electrónico puede soportar este modelo sin mayores problemas. Sin embargo, existen hoy muchas tecnologías que permiten automatizar este modelo, llevándolo a niveles de muy alta optimización.

El modelo JIT (Justo a Tiempo)

El Modelo Justo a Tiempo trabaja directamente sobre el Costo de Inventario de las empresas, reduciéndolos de manera exponencial. Esto se logra a través de reducir los inventarios de producto terminado a un mínimo indispensable, de acuerdo con un Nivel de Servicio establecido, pero preparando un proceso de producción rápido y eficiente, que permita acortar el Lead Time entre el requerimiento del cliente (Pedido o Solicitud de Producto), el proceso de producción del mismo y la entrega al cliente. Para definirlo con palabras más simple, cuando Usted acude a un Punto de Venta y adquiere un producto, es muy probable que ese producto aún no exista, sino que existen todos los insumos para producirlo rápidamente y entregárselo de inmediato en el mismo Punto de Venta o con posterioridad en su domicilio.

Este modelo es aplicado principalmente en los locales de comida rápida, dónde el producto que Usted está solicitando es producido en ese mismo instante; pero también es muy utilizado por las Tiendas por Departamento o Tiendas de Retail, las cuales aplican este modelo a aquellos productos que tienen un muy alto costo de mantenimiento de inventario, como muebles o artículos de línea blanca (refrigeradores, cocinas, etc.), así es muy probable que si Usted adquiere una nueva cama para su domicilio en una de estas tiendas tan tradicionales en nuestro país, es probable que la reciba directamente del fabricante y no del vendedor, unos días después y directamente en su domicilio.

Este modelo tiene varios aspectos positivos, principalmente el reducir el costo de inventario del vendedor, ya que traslada la necesidad de mantener inventario directamente al fabricante del producto, siendo éste el responsable de cumplir con el Lead Time establecido para la fabricación del producto y la entrega al cliente. Adicionalmente, permite un aprovechamiento del flujo financiero del dinero, ya que el vendedor habitualmente cobra o financia el producto al cliente final de manera inmediata, lo que permite disponer de esos dineros para la fabricación del producto, generando que el producto que sale de la Planta de Producción no vaya a engrosar la línea contable de “Inventario en movimiento” o “Inventario en Bodega”, sino que vaya directamente a ventas. Sin embargo, la principal mejora que entrega este modelo es que el producto sólo es entregado una vez que efectivamente ha sido vendido, lo que reduce drásticamente los costos de Distribución, sobre todo si mantenemos costos variables altos, ya que los vehículos de distribución sólo saldrán a la calle en el caso de que exista un real requerimiento de producto por parte de un cliente final.

Cross Docking.

Por último, el Cross Docking es un modelo que permite preparar el pedido de una manera más directa para un grupo de puntos de venta ubicados en una Zona Geográfica determinada, estructurando el despacho directamente desde la Planta de Producción o Centro de Distribución. Esta estructuración del pedido permitirá que al momento de abastecer una determinada zona, no sea necesario mantener un Inventario en un Centro de Distribución de paso o intermedio, sino que directamente entregaremos el producto en un Centro de Transferencia, desde un vehículo mayor (puede ser un camión articulado con capacidad para 45 TN Brutas o puede ser un Carro de Carga de un operador ferroviario), a una serie de vehículos menores, los cuales directamente entregarán el producto al punto de venta.

Si bien este modelo reduce fuertemente los costos de Centro de Distribución, ya que eliminamos un Centro Intermedio de la Cadena y acortamos el Canal de Distribución, este modelo exige un esfuerzo importante en Coordinación Logística y Planificación de la Distribución. Lo principal es tener muy claros los diferentes tiempos de entrega (Lead Time) para cada uno de los puntos de entrega, asegurándonos que podremos mantener el Nivel de Servicio para estos puntos de venta ocupando un solo Centro de Distribución general. Lo segundo tiene que ver con mantener un sistema de Control de Gestión muy fuerte para la operación logística, asegurándonos de tener tecnología de abordo para los vehículos mayores, que nos permita realizar la coordinación en línea con los vehículos de Distribución Urbana.

En resumen, estos modelos logísticos han realizado durante años un fuerte aporte a la Distribución Urbana, siendo incluso complementarios entre ellos. El aplicarlos permite generar grandes ahorros, sin embargo, requiere de la implementación de políticas de operaciones claras y consistentes en el tiempo, que colaboren con el cumplimiento de los objetivos de cada uno de estos modelos.