En la medida en que los requerimientos de los consumidores crecen, se
hacen más específicos o cambian sus culturas de consumo, se generan nuevas
exigencias para las Cadenas de Suministro y sus operadores, incluyendo a
empresas distribuidoras y de transporte. Esto requiere que los sistemas
tecnológicos utilizados actualmente se vayan adecuando a estas necesidades, las
cuales revisaremos a lo largo de esta columna.
Cuando una empresa de
distribución está analizando la incorporación de tecnología, siempre una de las
primeras opciones es la incorporación de un Sistema de Administración del
Transporte (TMS, según sus siglas en Inglés). Habitualmente, la primera intención
de incorporar esta tecnología tiene que ver con la necesidad de ordenar una
operación de distribución que cuenta con un gran número de operaciones, ya sean
viajes, descargas u órdenes de pedido, lo que genera un movimiento masivo de
información que es necesario transparentar y ordenar, de manera de tener
visibilidad completa sobre la operación.
Las principales, y tradicionales,
funcionalidades de un TMS tienen que ver con la Planificación, Gestión y
Administración de una operación de distribución de cargas. Todas estas
funcionalidades requieren que el sistema sea alimentado con información, la
cual se divide entre información que puede ser permanente, como bases de datos
de proveedores de transporte, sus vehículos y conductores con sus respectivas características,
los lugares de despacho y los puntos de entrega, además de los productos a
distribuir considerando todas sus características; y por otro lado, se alimenta
de información dinámica, la que se obtiene día a día de acuerdo a los tiempos
de ejecución de la operación, los rendimientos de cada recurso, el ingreso o
salida a los lugares de carga y descarga, entre otros.
La información permanente es
incorporada por la propia empresa de distribución, y requiere de un
mantenimiento constante, además de procesos que aseguren que no se realizarán
operaciones de distribución de cargas sin que antes se hayan incorporado todos
los antecedentes de base de datos al sistema. La información dinámica requiere
de la incorporación de Hardware que permita la captura de los datos en terreno:
GPS, capturadores de datos o incluso teléfonos inteligentes pueden cumplir esta
función.
Como mencionamos anteriormente,
las funcionalidades principales del TMS tienen que ver con realizar una
Planificación Optimizada de los viajes que deberá realizar la flota, de acuerdo
a los criterios requeridos por la organización y a los aspectos legales
vigentes del país, buscando mejorar los costos de operación y, a la vez,
manteniendo los niveles de servicio acordados con los clientes. Una vez
generada esta planificación, el mismo TMS, alimentándose de la información
brindada por los capturadores de datos, asegura el cumplimiento del programa de
acuerdo a lo planteado e informado a los clientes.
Una de las principales funcionalidades
del TMS consiste en el apoyo en todo el trabajo administrativo relativo a los
operadores de transporte como, por ejemplo: su liquidación de viajes,
mantenimiento de los vencimientos, información de la flota, generación de
órdenes de pago, y otros procesos administrativos requeridos, son cubiertos por
el mismo Software. Esto sin duda es un aspecto que ayuda a disminuir los
requerimientos de mano de obra, ya sea para la baja de costos operacionales o
para que estos recursos puedan ir destinados a la gestión de la operación,
trabajo principal que debe desarrollar toda empresa de distribución.
Por último, otra funcionalidad
muy importante del TMS tiene que ver con la generación de Indicadores Clave de
Gestión (KPI´s), los cuales permiten una gestión de corto, mediano y largo
plazo, asegurando su cumplimiento en el día a día, pero también entregando
datos importantes para la toma de decisiones en el mediano y largo plazo.
La Predicción de Demanda
Uno de los aspectos de la Cadena
de Suministro en que más se están enfocando las empresas de distribución y
logística en general, es en la predicción de demanda. La posibilidad de que
este cálculo se realice asertivamente, permite generar una planificación mucho
más realista de la Cadena de Suministro, incluyendo el abastecimiento de
materias primas, la planificación de la producción y, posteriormente, la
distribución de los productos.
Hoy existen TMS que permiten
ayudar con la predicción de demanda utilizando diferentes modelos matemáticos,
buscando la manera de optimizar la cantidad de visitas que se realizan al punto
de entrega final, bajando el número de viajes a realizar y, por ende, el costo
de distribución final. Sin embargo, una vez más, la relevancia de la
incorporación de información al sistema es crítica para su análisis y
resultados finales, lo cual requiere de un trabajo coordinado con los puntos de
entrega, o de una generación de sistemas informáticos de recolección de
estadísticas que sean fiables para su utilización en la proyección de demanda.
Nuevas Funcionalidades
Tomando en cuenta algunas
variaciones en los perfiles de consumo de los clientes, sobre todo en mercados
como el Retail o de Distribución de última milla, se están requiriendo
fuertemente informaciones o datos que antes no eran solicitados de la misma manera
o con el mismo énfasis por parte de los clientes. El E-Commerce está
requiriendo hoy entrega de última milla en puntos de entrega dinámicos, como
los propios domicilios de los clientes, que varían en sus características de
accesibilidad, ventana horaria de recepción y condiciones de entrega en
general. Esto ha llevado a que el TMS deba incorporar información como el POD (“Proof
of delivery”, o “Prueba de Entrega”), en la cual el cliente confirma su
recepción conforme a través de un equipo capturador de datos portátil, en manos
del conductor.
Este requerimiento de información
es crítico considerando lo complejo que puede ser contener el costo de
distribución, en caso de que un número alto de clientes finales exijan la
devolución o el cambio de los productos recibidos sin asumir el costo del nuevo
viaje.
Por otro lado, la transparencia
de la información y la autogestión en la planificación de la entrega, también
conocida como “Agendamiento de la Entrega”, es un requisito de este nuevo tipo
de cliente, puesto que es su propio tiempo el que está gestionando, y en la
mayoría de los casos requiere de recibir los productos en ventanas de tiempo
muy limitadas. Este aumento en la exigencia de los requisitos genera también la
necesidad de una mayor coordinación, por lo que, entregarle más información al
cliente sobre la ubicación e identificación del vehículo (Placa Patente), quién
es el conductor a cargo del vehículo, cuál es la empresa transportista, y el
estado de la entrega en general, permite que el proceso de descarga y entrega
sea más rápido, permitiendo una mayor utilización de la flota.
Al día de hoy, tenemos en Chile
sistemas TMS disponibles de diferentes niveles, algunos cumplen con
características básicas o se han desarrollado exclusivamente para una Industria
o mercado en particular. Estos TMS son provistos por empresas locales que
adaptan el producto a las necesidades del cliente. También existen productos de
mayor innovación con desarrollo local, los cuales han entrado a competir con
los típicos jugadores de software de clase mundial.
Sin dudas, la mayor variable a
analizar al momento de incorporar uno de estos sistemas tiene que ver con el
Retorno Sobre la Inversión, y para ello es muy importante verificar no sólo el
costo inicial o de adquisición del producto, sino que también los costos que
tendremos para su configuración, desarrollo o adaptación a nuestra operación
puntual. Habitualmente, los TMS de clase mundial son los que más necesidades de
adaptación tienen, puesto que vienen con una gran cantidad de posibles
funcionalidades, las cuales hay que modificar o adaptar para cada caso.
Analizar todos los aspectos
mencionados es muy importante, sobre todo considerando los procesos internos de
trabajo, y cómo estos se encuentran organizados, de manera de obtener el TMS
que mejor se adapte a nuestra operación. Nunca se debe olvidar que cualquier software
es una herramienta de trabajo y debe ser un soporte para la operación, sin
embargo, su incorporación no debe llevar a cambios en los procesos de trabajo.
No hay comentarios:
Publicar un comentario