Con el avance tecnológico, el GPS ha ocupado un
lugar central en los requerimientos de las empresas de transporte y de
distribución. Así mismo, es importante para estas empresas demostrar que su
utilización es avanzada y que el control de gestión aplicado a través de ella
es constante, lo que ha generado una proliferación de Salas de Monitoreo, donde
grandes pantallas muestran la ubicación de los vehículos. Ahondaremos sobre el
concepto de “Centro de Control de Operaciones”, el cual abarca mucho más que
esto.
Cuando hablamos de “Centro de Control de
Operaciones”, hablamos justamente de aplicar una metodología de control, es
decir, una manera específica en la que aplicaremos el control de operaciones de
una organización. Este concepto, el mismo que se aplica para las emergencias de
distinta índole (el famoso 911, por ejemplo), o que hemos leído tantas veces en
los reportes de batallas históricas (conocido como “Cuartel General”), tiene
que ver con la centralización de la toma de decisiones sobre los desvíos a lo
planificado.
El concepto de “Control”, hace
referencia a la evaluación de la acción, para detectar posibles desvíos
respecto a un plan, los cuales deben ser corregidos. Hasta allí el Control, el
cual puede estar centralizado o no. El objetivo de esta centralización tiene
que ver con la aplicación de una serie de criterios comunes a situaciones de
contingencia, colaborando con la estandarización de la respuesta a diferentes
situaciones, lo que en el tiempo lleva a una mayor velocidad de respuesta, ya
que la misma es conocida por toda la organización.
Estos criterios deben tener una
principal visión, que es la de establecer siempre que el resultado óptimo de
cualquier decisión debe ser el beneficio de la empresa en general, por sobre el
resultado parcial de una organización o área específica. Muchas veces se cae, a
través de la toma de decisiones, en el famoso concepto de la “frazada corta”,
sin embargo, la centralización del control debe buscar los mejores resultados
en la gestión, incluyendo movilizar recursos de una operación a otra.
Esta estandarización en las respuestas a
diferentes situaciones debe finalizar en la generación de un Manual de
Operaciones o Manual de Procedimientos, el cual respalde documentalmente a los
criterios establecidos por la empresa o institución para reaccionar ante las
diferentes contingencias o desviaciones a un plan. El Manual de Operaciones o
Procedimientos permitirá que las diferentes personas que controlen a la
operación tengan una guía clara sobre cuál debe ser su reacción ante cada
situación. El concepto siempre es el mismo, independientemente de la
automatización que exista, el criterio de la empresa debe estar vivo en las
personas.
La lógica de funcionamiento de un Centro
de Control de Operaciones requiere que tanto clientes como operadores de la
misma empresa estén advertidos de que deben canalizar sus requerimientos a
través de esta área, y al mismo tiempo, la organización debe tener la claridad
de que la centralidad de esta área tiene que ver con una optimización del
proceso de control de gestión, y no con una relevancia mayor a otras áreas
dentro del proceso de trabajo de la empresa. Esto requiere un esfuerzo
tecnológico de parte de cualquier empresa en cuanto a establecer la
infraestructura necesaria para poder atender todos los requerimientos de la
mejor manera.
Se debe tomar en cuenta que cualquier
implementación de un Centro de Control de Operaciones debe realizarse dentro de
un Sistema de Gestión (SIG) completo, el cual debe ser complementado por
gestión en terreno sobre la operación, incluyendo supervisión directa sobre los
operadores, revisión física del estado de los vehículos y otras maquinarias
utilizadas, y una gestión sobre los aspectos de Seguridad, Salud y Medio
Ambiente que entregue tranquilidad sobre los métodos de trabajo.
El Aporte del GPS
Como mencionamos anteriormente, el
aporte tecnológico necesario para poder operar un Centro de Control es muy
necesaria, y en la Industria del Transporte de Cargas, el GPS cuenta,
obviamente, un papel principal. Lo importante en este sentido tiene que ver con
la correcta parametrización de la plataforma GPS, incluyendo la generación de
geo referenciaciones de clientes, lugares de descanso, carga y descarga, entre
otros. Adicionalmente, se deben parametrizar todas aquellas reglas
operacionales con las que la empresa cuenta, como velocidades máximas,
conductores por vehículo, lugares no autorizados de tránsito o de
estacionamiento, entre otras.
En la medida que estas parametrizaciones
se establecen y se comunican como reglas operacionales de la empresa, es decir,
se le indican y transmiten a los conductores, acompañantes, supervisores,
Prevencionistas de riesgo, y cualquier otro participante de la operación, se
pueden transformar en alarmas que informen automáticamente sobre alguna
desviación que haya ocurrido, de forma de actuar de manera inmediata sobre la
misma.
Por otro lado, es importante utilizar la
información entregada por el GPS como una herramienta de control de mediano
plazo, esto es, no sólo para la gestión de la operación que en efecto se está
llevando a cabo, sino también para gestiones que pueden afectar más allá del
día de la operación, por ejemplo en aspectos de mantenimiento preventivo. Si un
vehículo va a cumplir el kilometraje requerido para que se le deba realizar un
mantenimiento, la información entregada por el GPS permite proyectar la fecha
en que ese mantenimiento deberá ser realizado. De la misma manera se pueden
proyectar salidas de operación de conductores por renovación de Licencias de
Conducir o Cursos Complementarios (SEMEP, Manejo Defensivo, etc.), y le permite
a la operación tener conocimiento exacto de cuáles serán los recursos con los
que contará en los días o semanas posteriores.
Se debe aprovechar también que el avance
tecnológico y la disposición de las empresas fabricantes de vehículos permite
cada día obtener mayor cantidad de información desde los computadores a bordo
de los vehículos, lo que permite utilizar información más confiable para
diferentes aspectos de la operación.
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