El Plan de Viaje, crítico para el Transporte de Larga Distancia

Muchas veces dejamos en mano del conductor lo que pasa durante el viaje, sin pensar en que la optimización de costos sólo será posible si estamos preparados para realizar un Control de Gestión preciso. El Plan de Viaje no es sólo una herramienta de Control de Gestión, sino también una guía sobre como planificar una operación de Transporte de Larga Distancia periódica, optimizando tiempos de descanso, servicios al equipo de transporte y seguridad para la carga.

Es muy habitual que unos días antes de los períodos de vacaciones, los canales de noticias nos aconsejen sobre cómo preparar nuestro viaje, alertándonos sobre la necesidad de revisar nuestro vehículo y que todo funcione bien, además de preparar claramente el viaje, estableciendo la ruta y asegurando que podremos hacerlo en un tiempo prudencial, que nos permita llegar sin emergencias a nuestro destino.

Para los que trabajamos en la Industria del Transporte, los viajes de larga distancia normalmente son un pequeño espacio de tranquilidad, sobre todo cuando administramos nuestra flota, pues no estamos preocupados de si la operación de carga o descarga se realizó de forma correcta, ya que por un tiempo prolongado, a veces incluso días, el vehículo se encuentra en ruta. Es en estos períodos de especialidad en los que habitualmente suceden contingencias operativas, o emergencias. Para evitar estos incidentes existe una herramienta muy útil: El Plan de Viaje.

Normalmente identificamos el Plan de Viaje por estar compuesto de tramos en rutas, estableciendo tiempos para el tránsito por estas, velocidades máximas, y otras características importantes. Sin embargo, el Plan de Viaje es una herramienta que nos permite trabajar sobre muchos aspectos importantes de una Operación de Transporte.

En primer lugar, existe el Levantamiento de Ruta como herramienta para identificar posibles sectores del camino que representan riesgos para el vehículo. El Levantamiento de Ruta implica una visita a la ruta que se ha de transitar, identificando claramente y a través del registro de coordenadas cuáles son los sectores más complejos de una ruta, estableciendo también la ubicación e identificación de otros sectores importantes, como por ejemplo, un lugar de descanso habilitado, un destacamento de Carabineros o una Romana, o incluso un sector prohibido. Es este Levantamiento de Ruta el que posteriormente nos podrá indicarle al Conductor cuáles son los aspectos clave de la Ruta por la que transitará constantemente en el futuro, estableciendo especial énfasis en los sectores de riesgo.

El Levantamiento de Ruta no debe ser llevado sólo al papel en el Plan de Viaje, sino que también debe ser cargado a la Plataforma GPS con la que realizaremos el control de la ejecución del viaje, generando Geo-referencias, ojalá con alarmas pre-seteadas, que nos permitan saber en qué momento el vehículo está transitando por los sectores previamente señalados en el Levantamiento de Ruta.

Adicionalmente, el Levantamiento de Ruta permitirá establecer zonas de descanso que cumplan con todos los requerimientos establecidos para que tanto el conductor como el equipo de transporte queden a resguardo. Muchas veces el lugar de descanso tiene que cumplir con una serie de requisitos que no permiten que este lugar sea definido simplemente por el conductor, ya que debemos revisar aspectos como: Optimización de Tiempos, es decir, el lugar de descanso debe estar ubicado en una zona geográfica que permita la optimización de los tiempos de conducción y descanso de acuerdo con la legalidad vigente; Seguridad de la Carga, el lugar de descanso deberá contar con aspectos como mantener un guardia o tener un estacionamiento cerrado que asegure que la carga estará en su lugar al momento de reiniciar el viaje, o que mantendrá sus condiciones; Entregar un descanso correcto y una alimentación correspondiente, ya que uno de los aspectos más importantes de un sector de descanso es justamente ese, que permita el descanso óptimo del conductor, entregándole todos los servicios (alimentación, duchas, descansos, etc.), que aseguren que el conductor se encontrará en las mejores condiciones al momento de reiniciar el viaje. El Plan de Viaje nos permitirá indicarle al conductor dónde debe descansar, asegurándonos el cumplimiento de todos los aspectos anteriormente citados.

Finalmente, pensemos en el Plan de Viaje como una guía para el conductor, sea quien sea el conductor que vaya a realizarlo. Muchas veces nos relajamos en el conocimiento del conductor sobre el cumplimiento efectivo del viaje, sin embargo y derivado de una serie de situaciones, nos puede suceder que el conductor habitual no pueda realizar el viaje y debamos enviar a un conductor que no está habituado a realizarlo. De esta manera, el Plan de Viaje cumple una función muy importante, entregándole al conductor la información más importante con respecto a la ruta que deba realizar.

En cuanto al proceso de Control de la ejecución del viaje, llevar el Plan de Viaje a la Plataforma GPS nos permitirá monitorear que el viaje se realice en los tiempos establecidos, recorriendo los kilómetros que se planificaron recorrer (de esta forma controlaremos los costos variables), y al mismo tiempo estableciendo alarmas que nos permitan reaccionar rápidamente ante alguna contingencia.

El apoyo de la tecnología, y la gestión basada en ella, será el acompañamiento que el conductor necesita para no tener problemas durante la ejecución del viaje.

Sistemas de Administración de Transporte (TMS): La actualidad y necesidades del mercado Chileno

En la medida en que los requerimientos de los consumidores crecen, se hacen más específicos o cambian sus culturas de consumo, se generan nuevas exigencias para las Cadenas de Suministro y sus operadores, incluyendo a empresas distribuidoras y de transporte. Esto requiere que los sistemas tecnológicos utilizados actualmente se vayan adecuando a estas necesidades, las cuales revisaremos a lo largo de esta columna.

Cuando una empresa de distribución está analizando la incorporación de tecnología, siempre una de las primeras opciones es la incorporación de un Sistema de Administración del Transporte (TMS, según sus siglas en Inglés). Habitualmente, la primera intención de incorporar esta tecnología tiene que ver con la necesidad de ordenar una operación de distribución que cuenta con un gran número de operaciones, ya sean viajes, descargas u órdenes de pedido, lo que genera un movimiento masivo de información que es necesario transparentar y ordenar, de manera de tener visibilidad completa sobre la operación.

Las principales, y tradicionales, funcionalidades de un TMS tienen que ver con la Planificación, Gestión y Administración de una operación de distribución de cargas. Todas estas funcionalidades requieren que el sistema sea alimentado con información, la cual se divide entre información que puede ser permanente, como bases de datos de proveedores de transporte, sus vehículos y conductores con sus respectivas características, los lugares de despacho y los puntos de entrega, además de los productos a distribuir considerando todas sus características; y por otro lado, se alimenta de información dinámica, la que se obtiene día a día de acuerdo a los tiempos de ejecución de la operación, los rendimientos de cada recurso, el ingreso o salida a los lugares de carga y descarga, entre otros.

La información permanente es incorporada por la propia empresa de distribución, y requiere de un mantenimiento constante, además de procesos que aseguren que no se realizarán operaciones de distribución de cargas sin que antes se hayan incorporado todos los antecedentes de base de datos al sistema. La información dinámica requiere de la incorporación de Hardware que permita la captura de los datos en terreno: GPS, capturadores de datos o incluso teléfonos inteligentes pueden cumplir esta función.

Como mencionamos anteriormente, las funcionalidades principales del TMS tienen que ver con realizar una Planificación Optimizada de los viajes que deberá realizar la flota, de acuerdo a los criterios requeridos por la organización y a los aspectos legales vigentes del país, buscando mejorar los costos de operación y, a la vez, manteniendo los niveles de servicio acordados con los clientes. Una vez generada esta planificación, el mismo TMS, alimentándose de la información brindada por los capturadores de datos, asegura el cumplimiento del programa de acuerdo a lo planteado e informado a los clientes.

Una de las principales funcionalidades del TMS consiste en el apoyo en todo el trabajo administrativo relativo a los operadores de transporte como, por ejemplo: su liquidación de viajes, mantenimiento de los vencimientos, información de la flota, generación de órdenes de pago, y otros procesos administrativos requeridos, son cubiertos por el mismo Software. Esto sin duda es un aspecto que ayuda a disminuir los requerimientos de mano de obra, ya sea para la baja de costos operacionales o para que estos recursos puedan ir destinados a la gestión de la operación, trabajo principal que debe desarrollar toda empresa de distribución.

Por último, otra funcionalidad muy importante del TMS tiene que ver con la generación de Indicadores Clave de Gestión (KPI´s), los cuales permiten una gestión de corto, mediano y largo plazo, asegurando su cumplimiento en el día a día, pero también entregando datos importantes para la toma de decisiones en el mediano y largo plazo.

La Predicción de Demanda

Uno de los aspectos de la Cadena de Suministro en que más se están enfocando las empresas de distribución y logística en general, es en la predicción de demanda. La posibilidad de que este cálculo se realice asertivamente, permite generar una planificación mucho más realista de la Cadena de Suministro, incluyendo el abastecimiento de materias primas, la planificación de la producción y, posteriormente, la distribución de los productos.

Hoy existen TMS que permiten ayudar con la predicción de demanda utilizando diferentes modelos matemáticos, buscando la manera de optimizar la cantidad de visitas que se realizan al punto de entrega final, bajando el número de viajes a realizar y, por ende, el costo de distribución final. Sin embargo, una vez más, la relevancia de la incorporación de información al sistema es crítica para su análisis y resultados finales, lo cual requiere de un trabajo coordinado con los puntos de entrega, o de una generación de sistemas informáticos de recolección de estadísticas que sean fiables para su utilización en la proyección de demanda.

Nuevas Funcionalidades

Tomando en cuenta algunas variaciones en los perfiles de consumo de los clientes, sobre todo en mercados como el Retail o de Distribución de última milla, se están requiriendo fuertemente informaciones o datos que antes no eran solicitados de la misma manera o con el mismo énfasis por parte de los clientes. El E-Commerce está requiriendo hoy entrega de última milla en puntos de entrega dinámicos, como los propios domicilios de los clientes, que varían en sus características de accesibilidad, ventana horaria de recepción y condiciones de entrega en general. Esto ha llevado a que el TMS deba incorporar información como el POD (“Proof of delivery”, o “Prueba de Entrega”), en la cual el cliente confirma su recepción conforme a través de un equipo capturador de datos portátil, en manos del conductor.

Este requerimiento de información es crítico considerando lo complejo que puede ser contener el costo de distribución, en caso de que un número alto de clientes finales exijan la devolución o el cambio de los productos recibidos sin asumir el costo del nuevo viaje.

Por otro lado, la transparencia de la información y la autogestión en la planificación de la entrega, también conocida como “Agendamiento de la Entrega”, es un requisito de este nuevo tipo de cliente, puesto que es su propio tiempo el que está gestionando, y en la mayoría de los casos requiere de recibir los productos en ventanas de tiempo muy limitadas. Este aumento en la exigencia de los requisitos genera también la necesidad de una mayor coordinación, por lo que, entregarle más información al cliente sobre la ubicación e identificación del vehículo (Placa Patente), quién es el conductor a cargo del vehículo, cuál es la empresa transportista, y el estado de la entrega en general, permite que el proceso de descarga y entrega sea más rápido, permitiendo una mayor utilización de la flota.

Al día de hoy, tenemos en Chile sistemas TMS disponibles de diferentes niveles, algunos cumplen con características básicas o se han desarrollado exclusivamente para una Industria o mercado en particular. Estos TMS son provistos por empresas locales que adaptan el producto a las necesidades del cliente. También existen productos de mayor innovación con desarrollo local, los cuales han entrado a competir con los típicos jugadores de software de clase mundial.

Sin dudas, la mayor variable a analizar al momento de incorporar uno de estos sistemas tiene que ver con el Retorno Sobre la Inversión, y para ello es muy importante verificar no sólo el costo inicial o de adquisición del producto, sino que también los costos que tendremos para su configuración, desarrollo o adaptación a nuestra operación puntual. Habitualmente, los TMS de clase mundial son los que más necesidades de adaptación tienen, puesto que vienen con una gran cantidad de posibles funcionalidades, las cuales hay que modificar o adaptar para cada caso.

Analizar todos los aspectos mencionados es muy importante, sobre todo considerando los procesos internos de trabajo, y cómo estos se encuentran organizados, de manera de obtener el TMS que mejor se adapte a nuestra operación. Nunca se debe olvidar que cualquier software es una herramienta de trabajo y debe ser un soporte para la operación, sin embargo, su incorporación no debe llevar a cambios en los procesos de trabajo.

Nuevas tecnologías en el Campo Logístico

Desde hace ya varios años nos hemos acostumbrado a la incorporación y uso del Sistema de Posicionamiento Global (GPS) en nuestra área de trabajo, utilizándolo para cubrir diversas necesidades de nuestra operación, incorporándole equipos periféricos que nos permitan observar otras variables adicionales a las básicas del sistema. En estos días estamos comenzando a visualizar nuevos usos para esta herramienta, además de la incorporación de nuevas herramientas que permiten mayor y mejor gestión.

En el momento en que Usted se encuentra leyendo esta columna, es muy probable que algún trabajador de una operación en Chile se esté realizando una lectura de retina al ingreso de su turno de trabajo, a través de la cual una máquina le informará sus niveles de Fatiga, Sueño, además de Alcohol y Drogas. Probablemente un camión de alguna operación forestal está saliendo desde un cerro en la zona sur del país, sabiendo exactamente y sin necesidad de pasar por una romana, cual es el peso exacto de su carga. El conductor de ese camión sabe exactamente hacia donde tiene que conducir la carga, ya que un Tablet instalado en su cabina se lo ha informado. Al norte del país, un trabajador minero ingresa a un casino, pasa su tarjeta de identificación por un lector RFID y el sistema le informa al encargado del casino que alimentos puede, (y cuales no…), consumir ese trabajador.

Sin dudas que ninguna de estas herramientas tiene el nivel de revolución que nos ha generado el GPS al día de hoy en nuestra industria logística, sin embargo, nos demuestran que la tendencia en el desarrollo de las nuevas tecnologías aplicadas al campo logístico tienen que ver con pasar del proceso de gestión reactivo al proceso de gestión proactivo.

Hasta hace un tiempo, y lo que aún algunas empresas siguen realizando al día de hoy, tiene que ver con recibir información que les permita ir generando procesos de mejora continua, al través de la corrección constante de los procedimientos de trabajo, tomando en cuenta datos que son entregados una vez que la operación ya se cumplió. Esta práctica, si bien es muy positiva y debe continuar realizándose, está siendo reemplazada cada vez más por la búsqueda de la corrección en tiempo real de los problemas, sobre todo cuando tienen que ver con procesos críticos de seguridad o de conducción de vehículos.

Para lograr esta proactividad o resolución en línea de los problemas relacionados con la operación logística, las empresas cuentan cada vez más con nuevos desarrollos que les permiten no sólo mantener un flujo de información constante, sino también procesar esa información, haciéndola inteligente y automatizando la toma de decisiones con respecto a esa información. De esta manera, un proceso que entregaba la información a una persona, para que ésta la procesara, revisara, decidiera e informara en un plazo de quizá días o semanas; al día de hoy se ha transformado en un proceso completamente automatizado que demora apenas segundos en completarse, automatizando la gestión y entregando la retro alimentación al conductor o trabajador de forma inmediata.

Soluciones enfocadas en problemas actuales.

Es bastante normal en el campo logístico que las empresas de desarrollo de tecnología acudan a sus clientes buscando entender sus problemas para posteriormente atacarlos. Esta lectura del mercado, sobre todo en el ámbito local, genera que los desarrollos que se realizan estén enfocados hacia los problemas que tienen actualmente los operadores logísticos del país. Sin embargo, este mismo desarrollo genera un cierto estancamiento en cuanto a la generación de nuevas tendencias en tecnologías, ya que los problemas son comunes en la mayoría de las industrias, y por ende la mayoría de los desarrolladores se enfocan en solucionar los mismos problemas, ofreciendo al final del día las mismas soluciones. En ese sentido, las soluciones más innovadoras siguen llegando desde fuera del país, y son adoptadas rápidamente por el mercado local.

Es necesario que la industria local de desarrollo de tecnología comprenda la necesidad de establecer procesos de innovación dentro de sus empresas, que les permita idear nuevas soluciones que aporten valor al proceso logístico, y que no simplemente cumplan con una función de parche a los problemas puntuales de cada industria. Para esto, es muy importante lograr una unión entre las empresas de desarrollo de tecnología y los ámbitos de investigación del país, tanto académica como privada, de forma de que se realicen inversiones en investigación y desarrollo.

Tecnología aplicada en origen.

Otro punto muy importante y a tomar muy en cuenta tiene que ver con aplicación de tecnología en origen, es decir, cuando la tecnología ya viene aplicada sobre los vehículos. Aún hasta el día de hoy es muy habitual agregar a los vehículos equipos periféricos que permitan leer diferentes variables de la performance del mismo o del conductor, o equipos que colaboren con la conducción del mismo. La instalación de cámaras de seguridad, lectores de presión de neumáticos que corrijan las distorsiones, instalación de equipos del tipo tercer ojo que adviertan al conductor sobre desvíos en la conducción segura u obstáculos en la ruta, llegando al punto de instalar acompañantes electrónicos en los vehículos. Muchas de esas tecnologías hoy en día están siendo instaladas directamente sobre los vehículos por sus fabricantes, tendencia que se nota aún más en los vehículos europeos y que permiten trabajar sobre información homogénea generada directamente por computador a bordo del vehículo.

Adicionalmente, estos equipos periféricos se encuentran diseñados para interactuar con el computador a bordo del vehículo, permitiendo que hoy en día existan máquinas con frenado automático o sistemas de corrección del sentido o de la velocidad. Este tipo de tecnología habitualmente encuentra reticencias en los conductores profesionales del país, sin embargo, cada vez más se van adaptando a ella.

Es importante concluir que la aplicación de estas tecnologías tiene que estar enfocadas en la mejora de los procesos, ya sean estos de optimización logística o de seguridad en las operaciones. La aplicación de tecnología sólo por moda o la sobre instalación de tecnologías genera en muchos casos más trabas sobre los procesos que colaboraciones con los mismos. Para esto, es sumamente importante aplicar una verticalidad al momento de aplicar soluciones, entendiendo desde la base cuáles son las dificultades en el proceso de trabajo.

Los operarios, conductores, y demás personas que trabajan en la base del proceso logístico son críticos, tanto al definir qué tecnología aplicaremos como en la implementación de la misma; sin ir más lejos, son ellos mismos los que generan cada dato a través de la operación, dato que posteriormente procesaremos para finalmente utilizarlo para tomar decisiones sobre nuestras empresas.

Modelos Logísticos para la Distribución Urbana

La Distribución Urbana de Mercancías es acaso uno de los aspectos más críticos en el diario vivir de una ciudad o urbanización. No sólo afecta fuertemente en las condiciones de tránsito o contaminación ambiental, sino que principalmente su función es la de abastecer insumos críticos para el diario vivir de millones de personas en cientos de ciudades alrededor del mundo. Pensando en esto y en las diversas formas de optimizar este proceso, hablaremos hoy sobre tres modelos logísticos que pueden ayudar a su optimización.

Habitualmente, y ante los ojos de un consumidor regular, la Cadena de Distribución Urbana pasa desapercibida, incluso cuando este consumidor tiene ante sus ojos a un repositor de supermercado, o cuando se encuentra en un atochamiento de tránsito debido a maniobras de personal de descarga en un local comercial. El único momento en que con certeza este consumidor prestará atención a la Cadena de Suministro de un local comercial o tienda de cualquier tipo, será cuando no encuentre el producto que habitualmente consume, o que en ese momento específico está deseando.

Es por esto que habitualmente nos preocupamos de muchas cosas en la Cadena de Distribución Urbana, sin embargo, siempre la prioridad es el aseguramiento del Inventario en el Punto de Venta, ya que es allí donde la fidelidad de nuestro cliente con nuestra marca es puesta a prueba cada día. Por esta razón es que se han creado, en el tiempo, diferentes modelos de trabajo que pueden apoyar a la gestión de inventarios, como el modelo VMI (Vendor Managed Inventory o Inventario Manejado por el Proveedor), o el Modelo Justo a Tiempo (JIT, Just In Time), hoy muy utilizado por los Retailers en Chile. Adicionalmente, el modelo Cross Docking colabora principalmente con el ahorro en costo de Almacenamiento y Transferencia de producto, acelerando la velocidad de transferencia del producto desde su producción hasta su consumo. Sobre estos tres modelos realizaremos hoy un breve resumen.

Modelo VMI

El Modelo VMI es un modelo de trabajo en el cual el proveedor de un determinado producto, toma como responsabilidad la administración de los inventarios disponibles en los puntos de venta, generando a través de un proceso de levantamiento de datos de ventas y compras, un promedio de ventas que finalmente le permite optimizar las entregas al cliente.

Para este proceso es crítica la obtención y transmisión de información entre el cliente y su proveedor, por esto es que es muy habitual que funcione de mejor manera cuando las tiendas de venta al público son propiedad del mismo proveedor o productor de mercancías. Diariamente o incluso en procesos de horas, dependiendo del nivel de ventas del local, éste deberá informar al proveedor cuál es su volumen de ventas, y al mismo tiempo, el proveedor deberá mantener al día en su sistema de distribución, las entregas que ha ido realizando a este punto. De esta forma, podremos tener en línea el stock disponible en la sala de venta, y al mismo tiempo el promedio de ventas que esa misma sala mantiene. De esta forma podremos realizar un análisis predictivo de cuándo es el mejor momento para entregarle el producto a cada uno de los puntos de venta de la red.

El momento de la entrega se definirá de acuerdo con los estándares de Nivel de Servicio que la empresa mantenga, habitualmente estos se miden en Días/Venta, es decir, quiero mantener en la Sala de Venta un Stock que permita mantener 1 o 2 días venta, el cual es el tiempo necesario para poder generar una Orden de Reposición, Planificar su Despacho y entregarla en el Punto de Venta.

Al tener en línea el nivel de venta por rango horario de cada uno de nuestros puntos de venta, este modelo también nos permite definir cuál es el mejor rango horario de entrega de acuerdo a sus volúmenes de venta, así podremos ir a entregar producto en aquellos rangos horarios en que el punto de venta tenga un menor flujo de venta, interrumpiendo de menor manera su principal función: vender!

Para la aplicación de este modelo no es necesario mantener o utilizar un alto nivel tecnológico, sino simplemente aplicar procesos de entrega de información que estén claramente establecidos y con personal correctamente capacitado, ya que utilizar una Planilla de Cálculo que sea enviada a través de un sistema de correo electrónico puede soportar este modelo sin mayores problemas. Sin embargo, existen hoy muchas tecnologías que permiten automatizar este modelo, llevándolo a niveles de muy alta optimización.

El modelo JIT (Justo a Tiempo)

El Modelo Justo a Tiempo trabaja directamente sobre el Costo de Inventario de las empresas, reduciéndolos de manera exponencial. Esto se logra a través de reducir los inventarios de producto terminado a un mínimo indispensable, de acuerdo con un Nivel de Servicio establecido, pero preparando un proceso de producción rápido y eficiente, que permita acortar el Lead Time entre el requerimiento del cliente (Pedido o Solicitud de Producto), el proceso de producción del mismo y la entrega al cliente. Para definirlo con palabras más simple, cuando Usted acude a un Punto de Venta y adquiere un producto, es muy probable que ese producto aún no exista, sino que existen todos los insumos para producirlo rápidamente y entregárselo de inmediato en el mismo Punto de Venta o con posterioridad en su domicilio.

Este modelo es aplicado principalmente en los locales de comida rápida, dónde el producto que Usted está solicitando es producido en ese mismo instante; pero también es muy utilizado por las Tiendas por Departamento o Tiendas de Retail, las cuales aplican este modelo a aquellos productos que tienen un muy alto costo de mantenimiento de inventario, como muebles o artículos de línea blanca (refrigeradores, cocinas, etc.), así es muy probable que si Usted adquiere una nueva cama para su domicilio en una de estas tiendas tan tradicionales en nuestro país, es probable que la reciba directamente del fabricante y no del vendedor, unos días después y directamente en su domicilio.

Este modelo tiene varios aspectos positivos, principalmente el reducir el costo de inventario del vendedor, ya que traslada la necesidad de mantener inventario directamente al fabricante del producto, siendo éste el responsable de cumplir con el Lead Time establecido para la fabricación del producto y la entrega al cliente. Adicionalmente, permite un aprovechamiento del flujo financiero del dinero, ya que el vendedor habitualmente cobra o financia el producto al cliente final de manera inmediata, lo que permite disponer de esos dineros para la fabricación del producto, generando que el producto que sale de la Planta de Producción no vaya a engrosar la línea contable de “Inventario en movimiento” o “Inventario en Bodega”, sino que vaya directamente a ventas. Sin embargo, la principal mejora que entrega este modelo es que el producto sólo es entregado una vez que efectivamente ha sido vendido, lo que reduce drásticamente los costos de Distribución, sobre todo si mantenemos costos variables altos, ya que los vehículos de distribución sólo saldrán a la calle en el caso de que exista un real requerimiento de producto por parte de un cliente final.

Cross Docking.

Por último, el Cross Docking es un modelo que permite preparar el pedido de una manera más directa para un grupo de puntos de venta ubicados en una Zona Geográfica determinada, estructurando el despacho directamente desde la Planta de Producción o Centro de Distribución. Esta estructuración del pedido permitirá que al momento de abastecer una determinada zona, no sea necesario mantener un Inventario en un Centro de Distribución de paso o intermedio, sino que directamente entregaremos el producto en un Centro de Transferencia, desde un vehículo mayor (puede ser un camión articulado con capacidad para 45 TN Brutas o puede ser un Carro de Carga de un operador ferroviario), a una serie de vehículos menores, los cuales directamente entregarán el producto al punto de venta.

Si bien este modelo reduce fuertemente los costos de Centro de Distribución, ya que eliminamos un Centro Intermedio de la Cadena y acortamos el Canal de Distribución, este modelo exige un esfuerzo importante en Coordinación Logística y Planificación de la Distribución. Lo principal es tener muy claros los diferentes tiempos de entrega (Lead Time) para cada uno de los puntos de entrega, asegurándonos que podremos mantener el Nivel de Servicio para estos puntos de venta ocupando un solo Centro de Distribución general. Lo segundo tiene que ver con mantener un sistema de Control de Gestión muy fuerte para la operación logística, asegurándonos de tener tecnología de abordo para los vehículos mayores, que nos permita realizar la coordinación en línea con los vehículos de Distribución Urbana.

En resumen, estos modelos logísticos han realizado durante años un fuerte aporte a la Distribución Urbana, siendo incluso complementarios entre ellos. El aplicarlos permite generar grandes ahorros, sin embargo, requiere de la implementación de políticas de operaciones claras y consistentes en el tiempo, que colaboren con el cumplimiento de los objetivos de cada uno de estos modelos.

La optimización de recursos en el Transporte y Distribución Agrícola

Recuerdo hace algunos años estar en una Conferencia sobre Logística en los Estados Unidos, y haber escuchado sobre un nuevo modelo de distribución de semillas en las granjas de ese país, y cómo la empresa que exponía lo estaba implementando. Desde ese momento, me generó una gran inquietud como poder mejorar estos procesos, haciendo eficiencias en una industria de por sí muy complicada.

La logística aplicada a la Industria Agrícola presenta desafíos muy particulares, completamente diferentes a otras industrias, acostumbradas a su desarrollo en entornos urbanos, donde las condiciones de transitabilidad y accesibilidad son mucho más seguras, y en las que la temporalidad y el clima no juegan roles tan relevantes como en estos casos.

Estos desafíos se plantean en toda la cadena de suministros de la Industria Agrícola, desde el abastecimiento de semillas, combustibles e insumos para las maquinarias agrícolas, incluyendo en muchos casos realizar el mantenimiento de las mismas directamente en terreno, pasando por todo el proceso de fertilización de suelos, siempre y posterior cosecha, hasta llegar al momento de retirar la producción, para lo cual el desarrollo y mantenimiento de caminos rurales siempre es un desafío, considerando que la densidad poblacional en estos sectores es muy baja, lo que quita interés y prioridad para su mantenimiento y desarrollo por parte de las autoridades gubernamentales.

Tomando en cuenta estos antecedentes, sin duda que la planificación logística de esta industria requiere de una lógica especial, definida en hitos muy claros que tienen que ver con las estacionalidades de siembra y cosecha para los granos, y en requerimientos especiales de infraestructura de servicios para otras áreas de la industria, como el traslado de ganado en pie o el transporte de la industria láctea, por mencionar algunos ejemplos. Enfoquémonos en un principio en el traslado de granos.

La distribución de semillas a nivel nacional, sin dudas que plantea un desafío muy grande, considerando que existen una gran cantidad de variedades, dependiendo del producto que se quiera sembrar, las condiciones de suelo y fertilización que incluya cada predio, y el tamaño del mismo. Todo esto genera un requerimiento muy especial del insumo semilla para cada uno de estos predios, y especialmente, cuando el tamaño de estos es muy pequeño, genera que los requerimientos de semilla sean muy parcializados, por lo que se hace necesario contar con canales de distribución un poco más largos, incluyendo a productores agrícolas con una mayor superficie de siembra, quienes habitualmente participan de la cadena de distribución como un eslabón adicional, incorporando una cantidad mayor de producto a sus necesidades, para poder posteriormente re distribuirlo a los predios más pequeños.

Esta misma situación se da con los fertilizantes, los cuales en su gran mayoría son importados, tanto desde Argentina como desde otros continentes. La cadena de distribución de estos productos está compuesta por los mismos importadores, además de distribuidores, cooperativas y posteriormente a productores agrícolas, para en algunos casos, finalmente ser entregados a productores agrícolas de menor tamaño, quienes lo utilizarán para mejorar el rendimiento de los suelos. Todos estos intervinientes en la cadena de suministro, generan la necesidad de un mayor número de vehículos y de personas, haciendo más ineficiente a la cadena y sumándole costos a la producción final.

Como todo transporte a granel, el transporte de granos requiere de un equipamiento especial en los vehículos, que permita acelerar los procesos de carga y descarga, y que genere una accesibilidad más rápida a los puntos de entrega del producto, sean estos puertos para la exportación o plantas de procesamiento de alimentos. Esta misma situación, pero aún más compleja, se genera en los puntos de carga, en los que en muchos casos es necesario colocar al vehículo de transporte en paralelo a la máquina cosechadora, para acelerar el proceso de retiro de la producción desde los campos hacia las zonas de acopio o exportación. Este tipo de operaciones requiere de condiciones especiales de tracción por parte del vehículo, además de la necesidad de contar con la posibilidad de acceder constantemente a los campos donde se encuentra la producción para ser retirada.

Una vez que la cosecha se encuentra en la ruta, todo se hace más sencillo, ya que la infraestructura de acceso a los puertos pasa a ser más sencilla. Adicionalmente, se puede utilizar el multimodalismo para el transporte de las cargas hacia los puertos, ya que existe la posibilidad de utilizar el sistema ferroviario para acercar las cargas hacia los puertos de una manera más rápida y con menores costos de transporte.

Pasando a la industria láctea, se requiere realizar una planificación mucho más exigente de retiro de los productos desde los tambos, ya que, en este caso, la producción primaria (leche), se debe retirar diariamente, buscando evitar la pérdida de esta producción. Este requerimiento genera que se deba acceder a las zonas de producción independientemente de la condición climática y de las condiciones de los caminos, lo que genera que muchas veces se deban utilizar vehículos de doble tracción o tractores para mover la producción desde las zonas agrícolas hacia las rutas troncales, en las que los vehículos que portan la producción a granel hasta las plantas de procesamiento, esperan poder cargarlos. Esto genera mucha pérdida de recursos de distribución, ya que todo el proceso de carga se hace más lento, además de en muchos casos, deber hacerlo de manera manual.

Una vez transportado hacia las plantas de procesamiento, el producto lácteo ya procesado y listo para consumo ingresa en una distribución marcada por el mantenimiento de la cadena de frío y por la trazabilidad de los productos, cuya administración es realizada por las empresas procesadoras de una manera mucho más exhaustiva que la recolección de los productos primarios.

Otra industria es la que trabaja en la recolección de frutas y hortalizas, y aquí existe una gran diferencia cuando estos productos son para exportación, a cuando son para el consumo nacional. El primer mercado (exportación), es habitualmente ocupado por productores muy profesionalizados, quienes mantienen una trazabilidad clara de la carga, entregándola en muchos casos en condiciones de refrigeración, ya sea directamente al transporte final, sobre todo para el mercado brasilero, en el que muchas veces son transportistas de aquel mismo país los que vienen a retirar la carga en Chile, como a operadores de transporte que llevan los contenedores “reefer” hacia los puertos para su posterior exportación.

Cuando analizamos este mismo tipo de transporte para el consumo nacional, podemos observar que se realiza en condiciones más precarias, trasladando el producto directamente desde las zonas de extracción hacia las zonas de consumo, como es el Mercado Central de Santiago, en el que posteriormente se redistribuyen hacia supermercados u otros puntos de venta final.

En definitiva, tenemos fuertes desafíos en toda la cadena de distribución agrícola, pero sin duda, la mayor de ellas es poder acortar los canales de distribución, ya que tomando en cuenta la atomización de los predios y productores agrícolas, éstos requieren menores volúmenes de producto, lo que genera una mayor exigencia de la planificación de distribución por parte de los proveedores de insumos, tanto para la siembra, cosecha y para el funcionamiento de la maquinaria agrícola.

La Actualidad del Transporte Ferroviario de Cargas

La actualidad del Transporte Ferroviario de Cargas en Chile muestra a un sector que intenta crecer a pesar de un fuerte déficit en aspectos estructurales. Las características naturales de este monstruo dormido nos obligan a buscar formatos que permitan su desarrollo en el mediano y largo plazo, tomando en cuenta aspectos como la emisión de gases de efecto invernadero, el consumo de combustible, el mantenimiento y congestión de nuestras principales rutas y el constante aumento en la generación de carga, que nos plantean desafíos a futuro para la optimización de nuestros recursos logísticos.

Al momento de realizar un análisis de la realidad actual del Transporte Ferroviario en nuestro país, de inmediato encontramos una baja participación en el movimiento de cargas con la cual este sistema aporta al transporte en Chile. Con un 7% de participación a nivel país, su nivel comparativo con nuestros países vecinos es bajo, tomando en cuenta el 16% de movimiento de carga ferroviaria en Argentina y el 25% en Brasil, donde este sistema de transporte presenta una alta relevancia, sobre todo relacionada con las principales industrias exportadoras en aquellos países. Si la comparación la realizamos con países desarrollados, como Estados Unidos (43%) o Canadá (46%), las diferencias son aún mayores.

Esta realidad se presenta dentro de un sistema operativo con una alta participación del estado. De acuerdo con la CEPAL, el Ferrocarril en Chile cuenta hoy con una extensión de 4.636 Kilómetros divididos entre aquellos de uso público, los administrados por el Estado, y los ferrocarriles privados de servicio dedicados principalmente al transporte de insumos y productos mineros en la Zona Norte del País. De este total, los dos ejes principales son el de Empresa de Ferrocarriles del Estado, EFE, que cuenta con 1.254 kilómetros de extensión, y el del Ferrocarril del Norte, FERRONOR, que cuenta con 1.867 Kilómetros.

En el caso de la infraestructura de EFE, aquí participan principalmente dos operadores: Ferrocarril del Pacífico (FEPASA) y la Empresa Transap, entre los cuales FEPASA cuenta con una gran ventaja en cuanto a participación de mercado. Ambos operadores son controlados por EFE, a través de su Centro de Control en Estación Central, el que trabaja asignando itinerarios semestrales de uso de vía, los cuales deben ser respetados por ambas empresas, de forma de trabajar coordinadamente y no interrumpir el tránsito de los trenes de pasajeros, los cuales funcionan en la misma infraestructura. Para esto EFE entrega a cada Tren que se mueve una Autorización de Uso de Vía (AUV), la cual es solicitada por el Jefe de Tren, quién es el personal encargado de movilizar la carga por la vía en conjunto con el Maquinista.

Como podemos ver en este análisis, la principal problemática tiene que ver con una infraestructura muy escasa, sobre todo si la comparamos con la infraestructura vial, la cual en todo el país asciende a más de 19.000 Kilómetros, tomando en cuenta sólo los caminos pavimentados. Pero adicionalmente a esta falta de infraestructura, tenemos que sumarle las malas condiciones en las cuales se encuentra la misma al día de hoy.

Cuando realizamos un recorrido en la línea principal de EFE desde la V Región a Santiago, o desde Santiago al sur, encontramos una serie de restricciones que tienen que ver con el peso máximo a transportar, las velocidades máximas de circulación y la extensión de los trenes. Todas estas restricciones están relacionadas con las fallas en la infraestructura presente. Así es como nos encontramos con trenes con un largo máximo permitido de 800 metros, sectores con velocidades máximas de 10 Kilómetros por hora y locomotoras readaptadas a Chile con menor potencia de arrastre para no sobrepasar los límites de peso. Sumémosle a esto un Sistema de Movilización completamente manual, en el cual el personal del tren debe accionar manualmente los desvíos de vía, además de otras operaciones.

Principales Desafíos.

El desarrollo de la Industria Ferroviaria en el País depende en gran parte de lo que pueda y quiera hacer el Estado en esta materia, ya que el nivel de inversión es demasiado alto para ser llevado adelante por un Operador Privado. Por esta razón, el principal desafío al día de hoy es trabajar con la infraestructura existente. Ejemplos como la operación de movimiento de basura, desde la planta de transferencia ubicada en la comuna de Quilicura hasta el Relleno Sanitario en Til Til, el cual transporta más de 10.000 Toneladas de desechos diariamente, nos dan la pauta de que se puede seguir haciendo más con lo que hoy tenemos.

Sin embargo, para lograr esto es sumamente necesaria una apertura de parte del mercado ferroviario y sus operadores hacia el resto del mercado logístico, con el objetivo de generar un proceso de intermodalidad que permita una complementación entre el modo de transporte carretero y el ferroviario, además de la inclusión de este modo de transporte dentro de los planes de desarrollo de la industria del Almacenamiento y Bodegaje en el país. Esta apertura permitirá la generación de canales de desarrollo que establezcan sistemas de transporte desde los centros de producción hacia los puertos de exportación y por otro lado, desde los puertos de importación hacia los centros de consumo.

Estos canales de desarrollo deben permitir también la transferencia de tecnología y conocimiento en la gestión de operaciones de parte de las empresas de transporte carretero hacia las de transporte ferroviario, lo que permitirá la incorporación de tecnologías de gestión logística de bajo costo que colaboren con que los operadores de transporte ferroviario puedan trabajar con cargas parcializadas o pequeñas, entregando niveles de servicio y atención a clientes del mismo o mejor nivel que los que entregan actualmente los operadores de transporte carretero, u operadores logísticos integrados. Hasta el día de hoy, casi la totalidad de las operaciones de transporte ferroviarias tienen relación con cargas a granel generadas por las industrias que mayor cantidad de carga entregan en el país, como las Celulosas, Mineras, Cementeras o Agropecuarias; sin embargo, el transporte ferroviario no logrará  aumentar su nivel de participación si no comienza a absorber carga mediana o pequeña, gestionándola en conjunto con otros operadores del sector logístico del país.

También es importante el desarrollo de patios intermodales de carga en los centros de consumo del país, de forma que la transferencia de carga desde el transporte ferroviario al transporte carretero se pueda realizar rápidamente, permitiendo allí mismo la desconsolidación de la carga para que esta se dirija directamente a los puntos de venta o consumo.

Su aporte es necesario.

En muchos casos, realizar una comparación entre el Transporte Ferroviario con el Transporte Carretero puede representar una obviedad, sin embargo, es necesario contextualizarla para entender su importancia.

El fuerte estrés que sufre la infraestructura vial que conecta a la V Región con Santiago en los fines de semana estivales, más el alto costo de mantenimiento que toda la infraestructura vial del país tiene durante todo el año y la congestión constante que se genera en los accesos a los puertos, nos dan la pauta de que cada vez es más necesario quitarle flujo de tránsito a las mismas. En este contexto, la posibilidad de transportar la carga equivalente a 45 camiones en un solo tren se vuelve tremendamente atractiva. Agreguemos a esto el ahorro en consumo de combustible y la disminución en emisiones de gases de efecto invernadero para que nos terminemos de convencer.

El futuro nos entrega un mercado automotriz en crecimiento constante, una población con cada vez mayor accesibilidad a los productos de consumo masivo, lo cual genera un comercio internacional en crecimiento constante que conlleva un movimiento de carga cada vez mayor. El objetivo de desarrollo a gran escala de este modo de transporte tiene que estar puesto en el mediano y largo plazo, sin embargo, la tarea comienza en estos días gestionando su actualidad.

Monitoreo en Línea de Flotas de Distribución: Aspectos Clave

El monitoreo en Línea de Flotas de Distribución puede ser un trabajo tedioso y estresante al mismo tiempo; el requerimiento de tomar muchas decisiones en pequeños espacios de tiempo y con información muy limitada puede hacernos tender a errores que, al final del día, nos terminen costando muy caros. En ese sentido, existen ciertas técnicas que revisaremos aquí, y que pueden ayudar a que sus procesos de monitoreo sean más eficientes, independientemente de la tecnología que esté utilizando.

En toda operación de transporte la información cuenta con un papel crítico para lograr los objetivos, ya sean estos Eficientar la operación, mantener los mejores estándares de seguridad, o llegar a un nivel de Excelencia Operacional. Habitualmente le damos un enfoque muy fuerte a la generación y análisis de Indicadores de Gestión (KPI´s), como un método de diagnóstico  y posterior propuesta de mejoras, normalmente a medio y largo plazo.

Cuando lo que tenemos es una operación de tipo 24x7, el manejo de la información se vuelve crítico para el cumplimiento de los programas diarios de viaje, ya que cualquier decisión que tomemos al día de hoy, no será irrelevante para el día de mañana, sino que lo afectará de manera directa. Es sobre este manejo de información que nos enfocaremos en un primer momento.

Flujos de Información

En todo equipo de monitoreo existen dos Flujos de Información: el Interno y el Externo. El Flujo Interno de información es sumamente relevante para la operación, ya que es el que fundamenta a la Toma de Decisiones. Es basado en este Flujo de Información que definiremos los movimientos logísticos necesarios para darle continuidad a la operación.

Cada vez que se genera un cambio al plan original de viajes es necesario que este cambio quede registrado, generando de esta forma un antecedente para el resto del equipo de monitoreo. Cuando hablamos de un cambio al plan, puede ser cualquier tipo de cambio, desde que cambié un viaje de equipo, dejé de enviarle producto a un cliente o punto de venta o di de baja un vehículo de la disponibilidad de flota por fallas mecánicas u otra contingencia.

La disponibilidad de esta información para el resto del equipo de monitoreo le permitirá acotar su toma de decisiones, ya que conocerán con antelación y de manera clara la decisión que se ha tomado, y sus fundamentaciones, de forma de poder mantener una línea similar en las decisiones futuras, y sobre todo, de tener claridad de los recursos actualizados con los que se cuenta durante la ejecución de la operación.

Para soportar este Flujo de Información Interno es sumamente que existan dos herramientas: La Bitácora de Registro de Cambios y el Registro de Cambio de Turno.

La Bitácora es el documento que permitirá registrar cada cambio realizado, entregando la fundamentación correspondiente para cada uno de ellos y permitiendo que el mismo Operador que realiza el Monitoreo pueda comunicar el cambio a todas las áreas involucradas. Es habitual que la Bitácora sea pública, de forma que tanto el Centro de Contacto (Call Center), el área de ventas y otros interesados puedan tener acceso a la información todo el tiempo.

El Registro de Cambio de Turno es tremendamente necesario para la continuidad de un trabajo que debe realizarse en equipo; es habitual que en un grupo de trabajos los operadores tengan diferentes estilos de trabajo, sin embargo, la línea estratégica planteada para la operación debe mantenerse de acuerdo a los intereses principales de la empresa. Es por esto que la comunicación entre los participantes del proceso debe ser transparente y estar disponible de forma escrita. Este último punto es muy importante, ya que habitualmente generamos un proceso de cambio de turno donde ambos operadores, el de ingreso y el de salida, comparte unos minutos y se cuentan las novedades principales del turno que está terminando; sin embargo, el hecho de que exista un Registro de lo sucedido le permitirá al Operador entrante tener un lugar de consulta permanente ante cualquier duda que se genere durante su turno de trabajo.

En cuanto al Flujo Externo, lo más importante en este caso es tener informados a nuestros clientes sobre cualquier cambio realizado al programa originalmente planteado, ya que estos cambios probablemente significarán un ajuste en los recursos que el cliente disponga para recepcionar el producto, o inclusive pueda modificar el proceso de venta del cliente, ya que éste podrá frenar o acelerar el mismo, dependiendo del nivel de Stock Disponible en el Punto de Venta. Para esto, es sumamente importante contar con un proceso formal y exclusivo de comunicación con el cliente para el área de monitoreo, en el que este pueda notificar directamente al cliente sobre las últimas novedades relativas al programa de entregas, negociando cambios en horarios, cantidades o condiciones de la entrega, entre otros. Es importante la participación de la fuerza de ventas en este proceso, ya que su apoyo permitirá  mayor velocidad en la entrega de información al cliente.

Estandarización y Formalización de Procedimientos

El monitoreo de flota en línea es un proceso que requiere de constantes tomas de decisiones, las cuales en muchos casos deben ser tomadas bajo escenarios de estrés y muy alta presión. Para que esta toma de decisiones no se aleje de la estrategia logística planteada por la empresa es necesario contar con un manual de seguimiento, el cual sin delimitar cada una de las situaciones, sí entregue guías claras sobre los lineamientos que se deben tomar en cuenta al momento de tomar una decisión. Aspectos clave como: Redestinos, reasignación de viajes, subidas o bajadas de clientes al programa, contingencias específicas, entre otros, deben quedar claramente estipulados en el manual, de forma de que éste documento se transforme en una herramienta de apoyo al operador.

En ese sentido, este manual debe estar en constante revisión, y probablemente se transforme en un documento dinámico, que varíe con el tiempo, ajustándose siempre a la estrategia logística planteada por la empresa de distribución. Es importante destacar que este manual no debe convertirse en un documento rígido, el cual atente contra la capacidad de las personas de generar acciones innovadoras que permitan solucionar los problemas de mejor manera. La proactividad y la innovación son dos aspectos que siempre queremos destacar dentro de un operador de un Centro de Monitoreo de Flota, aunque siempre manteniendo los estándares establecidos por la empresa.

Por último, es muy importante el manejo de base de datos que tengamos sobre nuestros clientes o puntos de entrega en los que despacharemos. Mantener información actualizada de contacto, ventanas horarias de recepción, capacidad de recepción de producto, tamaño de vehículo que puede acceder al punto de entrega, aspectos crediticios e incluso niveles de Stock con que cuenta el cliente o punto de entrega, serán de gran apoyo para el proceso de toma de decisiones durante el monitoreo.